UNIVERSIS: Ένα ανοιχτό λογισμικό για την διαχείριση Ηλεκτρονικής Γραμματείας Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων

Το πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης Ηλεκτρονικής Γραμματείας αποτελεί για τα Ακαδημαϊκά Ιδρύματα τον πυρήνα για τη σωστή λειτουργία τους. Σήμερα τα ιδρύματα της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στην συντριπτική τους πλειοψηφία έχουν εγκατεστημένο το ίδιο εμπορικό λογισμικό που με το κλειστό σύστημα αδειοδότησής του, τα δεσμεύει με έναν εμπορικό πάροχο. Στόχος του έργου είναι να αναπτυχθεί ένα λογισμικό ανοιχτού κώδικα από τα ίδια τα ιδρύματα που τα αποδεσμεύει από κόστη αδειοδότησης, καλύπτει όλη την απαιτούμενη λειτουργικότητα σήμερα, και δημιουργεί τον πυρήνα μιας ανοιχτής λύσης, γύρω από την οποία θα αναπτυχθεί δυνητικά ένα οικοσύστημα πολλαπλών παρόχων υπηρεσιών και λογισμικού.

Το πρόβλημα

Το λογισμικό που η πλειοψηφία των Ιδρυμάτων σήμερα χρησιμοποιεί ως εργαλείο για τη διαχείριση της φοίτησης (Ηλεκτρονική Γραμματεία) είναι ένα εμπορικό προϊόν, που είναι τεχνολογικά απαξιωμένο (λύση άνω των 10 ετών), δημιουργεί προβλήματα με τις ετερογενείς εκδόσεις των εφαρμογών του, βασίζεται σε κλειστό κώδικα (proprietry) με ξεπερασμένες τεχνολογίες λογισμικού, και έχει εξαιρετικά αργή απόκριση για τις ανάγκες των χιλιάδων χρηστών που εξυπηρετεί. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την ταλαιπωρία φοιτητών, διδασκόντων και υπαλλήλων γραμματείας σε περιόδους φόρτου (δηλώσεις, υποβολές βαθμολογίας, κλπ.). Η παλαιότητα του λογισμικού έχει επίπτωση κυρίως στην ασφάλεια του συστήματος, που παρουσιάζει σοβαρά κενά και αδυνατεί να εγγυηθεί την προστασία των ιδρυμάτων από κακόβουλες ενέργειες (εξωτερικές επιθέσεις και εσωτερικές μη εξουσιοδοτημένες επεμβάσεις). Υπάρχει αδυναμία υποστήριξης mobile συσκευών και μεγάλη δυσκολία επεκτασιμότητας και διασυνδεσιμότητας με τρίτα συστήματα. Παρόλα αυτά, η πλειονότητα των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων, καταφεύγει στις υπηρεσίες του εμπορικού παρόχου, που τα τελευταία χρόνια δεν αναβαθμίζει το λογισμικό με νέα σύγχρονη αρχιτεκτονική και απλώς παρέχει μικροεπεμβάσεις στον κλειστό πυρήνα κώδικα της εφαρμογής. Τέλος, υπάρχουν αρκετά ιδρύματα που χρησιμοποιούν λογισμικό τρίτων ή λογισμικό που αναπτύχθηκε από αυτά, με αποτέλεσμα να υπάρχει δυσκολία συντονισμού των δράσεων που είναι απαραίτητες για ένα σύγχρονο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα.

Η πρόταση

Το Συνεργατικό Έργο UNIVERSIS παράγει σύγχρονο λογισμικό ανοικτού κώδικα, που καλύπτει τις βασικές περιοχές λειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Γραμματείας ενός Ακαδημαϊκού Ιδρύματος Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης. Ο στόχος είναι η ανάπτυξη ενός πυρήνα ανοιχτού λογισμικού που διατίθεται χωρίς κόστος εμπορικής άδειας και συντηρείται από τα ίδια τα Ακαδημαϊκά Ιδρύματα, χωρίς εξάρτηση από πάροχο/εταιρία. Επιθυμητό είναι να δημιουργηθεί γύρω του μία κοινότητα τεχνικών μελών του προσωπικού με τεχνογνωσία για την υποστήριξη των Ιδρυμάτων τους.

Η λύση πρέπει όχι μόνο να ξεπερνάει τα σημερινά προβλήματα σχεδίασης, αλλά να είναι και πλήρως επεκτάσιμη μελλοντικά, ώστε να καλύψει τον πλήρη κύκλο λειτουργίας των Ιδρυμάτων, με λειτουργικότητα που σήμερα δεν καλύπτεται (σίτιση, στέγαση, κινητικότητα). Ο χαρακτήρας του ανοιχτού λογισμικού, δίνει τη δυνατότητα στο μέλλον να καλλιεργηθεί ένα οικοσύστημα από υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας, είτε μεταξύ των Ιδρυμάτων, είτε ακόμα και από εταιρείες ή ιδιώτες που ενδιαφέρονται να χτίσουν πάνω σε αυτή τη λύση, αφού απευθύνεται σε ολόκληρη την κοινότητα των Ιδρυμάτων της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης.

Το φυσικό αντικείμενο του έργου καλύπτει τις εξής λειτουργικές ενότητες:

Υποσύστημα διαχείρισης Γραμματείας Τμήματος (backoffice app), με σύγχρονο responsive web interface που καλύπτει τις βασικές ανάγκες λειτουργίας φοιτητολογίου, προσπελάσιμο από το εσωτερικό δίκτυο του Ιδρύματος, για χρήση από υπαλλήλους Γραμματείας Τμήματος/Σχολής, από διοικητικά προϊστάμενο, όπως Γραμματέα και Πρόεδρο Τμήματος, αλλά και από οριζόντιες υπηρεσίες του ιδρύματος, όπως Φοιτητική Λέσχη.
Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών (frontend) με σύγχρονο responsive web interface και δυνατότητες δηλώσεων μαθημάτων, ενημέρωσης για πρόγραμμα σπουδών, έκδοσης βαθμών και κατάθεσης αιτημάτων. Συνοδεύεται από αντίστοιχη εφαρμογή φοιτητή για συσκευή κινητού τηλεφώνου (mobile app Android & iOS) με τις πιο χρήσιμες καθημερινές λειτουργίες.
Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων (frontend) με σύγχρονο responsive web interface και δυνατότητες ενημέρωσης για φοιτητολόγιο τάξης και κατάθεσης βαθμών. Συνοδεύεται από αντίστοιχη εφαρμογή διδάσκοντα για συσκευή κινητού τηλεφώνου (mobile app Android & iOS) με τις πιο χρήσιμες καθημερινές λειτουργίες.

Τύπος Αδειοδότησης Ανοιχτού Κώδικα

Η πυρήνας της λύσης διανέμεται με άδεια χρήσης LGPL. Η άδεια αυτή επιτρέπει στα ιδρύματα, αλλά και σε ιδιώτες και εταιρίες να χρησιμοποιούν και να τροποποιούν/εξελίσσουν ελεύθερα το λογισμικό που αναπτύσσεται, ακόμα και να δημιουργούν κλειστά, εμπορικά δικά τους components (συνήθως proprietary shared libraries).

Σκοπιμότητα και Αναμενόμενα Οφέλη

Το προτεινόμενο συνεργατικό έργο αποφέρει όφελος σε όλα τα Ακαδημαϊκά Ιδρύματα, μέσα από την επίτευξη των παρακάτω:

Άνοιγμα του πληροφοριακού συστήματος κλειστού κώδικα που είναι στον πυρήνα της λειτουργίας των ιδρυμάτων σήμερα και προώθηση de facto λύσης που καλύπτει τις ανάγκες και διαδικασίες όλων των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων.
Βελτίωση του του περιβάλλοντος χρήστη (user experience) που απολαμβάνουν σήμερα φοιτητές και υποστήριξη για άλλες γλώσσες.
Επίλυση των προβλημάτων ταχύτητας απόκρισης και περιορισμένης λειτουργικότητας της παλιάς λύσης.
Βελτίωση της ασφάλειας του συστήματος.
Συνεργασία της Ακαδημαϊκής κοινότητας στην κατασκευή λύσης με σύγχρονες απαιτήσεις λειτουργικότητας.
Μεταφορά τεχνογνωσίας προς την κοινότητα τεχνικών των ιδρυμάτων.
Οικονομία κλίμακας για τα κόστη ετήσιας υποστήριξης, συντήρησής και εξέλιξής του συστήματος που αφορά πλέον όλη την κοινότητα των Ιδρυμάτων.
Δυνατότητα για φιλοξενία σε κεντρικές υποδομές (cloud based) με συνέπεια τη μείωση του κόστους αναβάθμισης και διαχείρισης υλικού. Η κεντρική φιλοξενία προσφέρει δυνατότητες για οικονομική διαχείριση με τεχνολογίες οριζόντιων υποδομών παροχής υπολογιστικής και αποθηκευτικής ισχύος με τρόπο ευέλικτο και ελαστικό.
Υιοθέτηση κοινής λύσης που διευκολύνει τη συνεργασία των ιδρυμάτων στην μετακίνηση των φοιτητών και στη συμμετοχή διδακτικού προσωπικού από άλλα ιδρύματα με μείωση του διαχειριστικού κόστους.
Οριζόντια διασύνδεση μεταξύ ιδρυμάτων και του ΥΠΠΕΘ (π.χ. τα Πληροφοριακά Συστήματα των Επιτυχόντων στις Πανελλήνιες Εξετάσεις και της β’ βάθμιας εκπαίδευσης).
Βελτίωση της διαλειτουργικότητας και διασυνδεσιμότητας των συστημάτων, λόγω της κοινής αρχιτεκτονικής και δυνητικά και κεντρικής φιλοξενίας των υπηρεσιών.
Επεκτασιμότητα, π.χ. διασύνδεση με Ακαδημαϊκή Κάρτα του ΥΠΠΕΘ και τον ΕΥΔΟΞΟ, υποστήριξη προγραμμάτων κινητικότητας και Δια Βίου Μάθησης, mobile payments κ.α.

Συνεργατικό Πλαίσιο

H ανάπτυξη του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικής γραμματείας τριτοβάθμιας εκπαίδευσης Universis, βασίζεται στη σύμβαση συνεργασίας μεταξύ του ΕΛΚΕ Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης και του ΕΛΚΕ Το Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης (Ιούνιος 2018).

Οι ομάδες ανάπτυξης, συντήρησης και υποστήριξης απαρτίζονται από έμπειρα στελέχη του Κέντρου Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του ΑΠΘ (περισσότερες πληροφορίες στο https://it.auth.gr/ ) και του Κέντρου Διαχείρισης Δικτύων του ΔΠΘ (περισσότερες πληροφορίες στο http://noc.duth.gr/ ), καθώς και έμπειρους εξωτερικούς συνεργάτες.

Δείτε περισσότερα στο https://universis.gr/