Η πλατφόρμα ανοιχτού κώδικα Alfresco ECM είναι ένα ισχυρό και αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης περιεχομένου και χρησιμοποιείται από χιλιάδες εταιρίες και οργανισμούς εταιρίες σε όλο τον κόσμο. Βασίζεται σε τεχνολογίες ανοιχτού λογισμικού και σε ανοιχτά πρότυπα εγγράφων επιδεικνύοντας σεβασμό στην “αυτοδιάθεση” του χρήστη σχετικά με το περιεχόμενο που παράγει και διαχειρίζεται. Το Alfresco προσφέρει δυνατότητες όπως η κοινή χρήση αρχείων με συγχρονισμό, η χρήση μεταδεδομένων (metadata) για την περιγραφή των αρχείων, διαθεσιμότητα εφαρμογών στο cloud και μάλιστα με αξιοποίηση ανοιχτών προτύπων, απομακρυσμένη πρόσβαση στα εταιρικά δεδομένα, δυνατότητα συγχρονισμού σε cloud, αποθήκευση εκδόσεων των αρχείων (versioning), ανιχνευσιμότητα των αλλαγών (audit trail), αναζήτηση μέσα στο κείμενο των εγγράφων (εκτός από τα μεταδεδομένα και τον τίτλο τους) και καθοριμό της προσβασιμότητας των χρηστών στα αρχεία μέσω ανάθεσης ρόλων επιτρέπουν τον έλεγχο των δεδομένων και την παραγωγική τους χρήση.
Το A.Π.Θ. για το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (ΣΔΕ) του, επέλεξε το Alfresco Community Edition (https://www.alfresco.com/) και στις βασικότερες λειτουργίες του περιλαμβάνονται η πρωτοκόλληση εγγράφων, η χρήση αποθετηρίου, η επέκταση ροών εργασίας όπως διαδικασίες έγκρισης και κοινοποίησης εγγράφων. Η χρήση του συστήματος είναι δυνατή για όλες τις μονάδες (διοικητικές και ακαδημαϊκές) του ΑΠΘ ενώ οι χρήστες συγχρονίζονται αυτόματα με βάση τα δεδομένα που συντηρούνται στο κεντρικό Σύστημα Μηχανοργάνωσης της διοίκησης με δεδομένο ότι κάθε μονάδα διαθέτει το δικό της χώρο στον οποίο έχουν πρόσβαση μόνο τα μέλη της μονάδας. Ειδικότερα:
Λειτουργικότητα που έχει υλοποιηθεί:
Στην παρούσα έκδοση του Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων (ΣΔΕ) η σημαντικότερη λειτουργικότητα που έχει πραγματοποιηθεί αφορά στην:
(1) Αποτύπωση του οργανογράμματος των μονάδων του ΑΠΘ. Υλοποιήθηκε η αποτύπωση του οργανογράμματος των μονάδων του ΑΠΘ καθώς και των εργαζομένων κάθε μονάδας εντός του ΣΔΕ με σκοπό τη χρήση του συστήματος ως αποθετηρίου εγγράφων αλλά και για τη χρήση πρωτοκόλλου. Ειδικότερα, κάθε μονάδα διαθέτει το δικό της «site» εντός του συστήματος στο οποίο συντηρούνται τα έγγραφα της μονάδας, μέλη της οποίας είναι οι εργαζόμενοι της μονάδας.
(2) Δυναμικός συγχρονισμός των τοποθετήσεων των εργαζομένων σύμφωνα με τα στοιχεία που συντηρούνται στο κεντρικό σύστημα μηχανοργάνωσης της διοίκησης. Η συμμετοχή των εργαζομένων εντός των “sites” του ΣΔΕ γίνεται δυναμικά με ειδική διαδικασία συγχρονισμού.
(3) Δυναμικός συγχρονισμός των προϊσταμένων των μονάδων. Δεδομένου ότι υπάρχει αποτύπωση των ρόλων προϊσταμένων στο κεντρικό σύστημα μηχανοργάνωσης της διοίκησης η συγκεκριμένη πληροφορία συγχρονίζεται μέσω ειδικής διαδικασίας με το σύστημα εγγράφων ΣΔΕ ώστε να ορίζονται δυναμικά ως διαχειριστές των «sites».
(4) Διαδικασία πρωτοκόλλησης. Κάθε μονάδα έχει τη δυνατότητα να συντηρεί το δικό της αυτόνομο πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων. Κάθε μονάδα έχει τη δική της αρίθμηση με δυνατότητα αρχικοποίησης κατά την έναρξη του έτους.
(5) Επέκταση των ροών εργασίας (workflows). Δημιουργήθηκαν νέες ροές εργασίας όπως η εξυπηρέτηση αναγκών ελέγχου και έγκρισης της αλληλογραφίας και πρωτοκόλλησης από τους προϊσταμένους της κάθε μονάδας.
(6) Κατάθεση αιτήσεων στο Γενικό Πρωτόκολλο. Υλοποιήθηκε ειδική διαδικασία για την εξυπηρέτηση αιτήσεων χρηστών από το Γενικό Πρωτόκολλο το οποίο είναι πλέον σε θέση να προωθεί τα αιτήματα στις κατάλληλες μονάδες της διοίκησης ηλεκτρονικά μέσω του ΣΔΕ. Οι απαντήσεις των μονάδων επιστρέφουν στο Γενικό Πρωτόκολλο και στη συνέχεια προωθούνται αυτόματα στον τελικό χρήστη που πραγματοποίησε την αίτηση.
Λειτουργικότητα προς υλοποίηση σε επόμενες εκδόσεις:
Στις επόμενες εκδόσεις του ΣΔΕ θα πραγματοποιηθούν σταδιακά οι εξής επεκτάσεις:
(1) Βελτίωση της χρηστικότητας του συστήματος όσο αφορά τους τελικούς χρήστες. Οι προσπάθειες εστιάζουν στην απλοποίηση του συστήματος Alfresco και την προσθήκη νέων επιλογών όπως η εμφάνιση συγκεντρωτικών στοιχείων (πχ εμφάνιση των εκκρεμοτήτων εργαζομένων μονάδας συνολικά, στατιστικά κα).
(2) Επέκταση σεναρίων χρήσης. Οι μονάδες του ΣΔΕ θα είναι σε θέση να επικοινωνούν απευθείας μεταξύ τους ανταλλάσσοντας έγγραφα αξιοποιώντας τη λειτουργικότητα πρωτοκόλλησης που έχει αναπτυχθεί ήδη.
(3) Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων.
(4) Διασύνδεση με το σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑ. Το σύστημα θα είναι σε θέση να κοινοποιεί (μέσω ειδικών προγραμματιστικών διεπαφών) έγγραφα στο σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
Από τον:
Ξανθόπουλο Σπύρο
Τμήμα Υπηρεσιών
Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης
http://it.auth.gr